Politique de confidentialité — État des lieux gSFi SA

Dernière mise à jour : 03.11.2026

Cette politique explique quelles données l'app « État des lieux gSFi SA » traite, pourquoi, où elles sont enregistrées et à qui elles sont transmises. Elle complète la déclaration de protection des données de Groupe SF Immo SA (groupe-sfimmo.ch/protection-des-donnees). L'app est soumise à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) ; elle tient compte des principes du règlement européen (RGPD).

1. Responsable du traitement

Groupe SF Immo SA, Route de la Fonderie 2, 1700 Fribourg, Suisse — info@groupe-sfimmo.ch — +41 26 552 09 89.

L'app permet d'établir des états des lieux, des remises et reprises de conciergerie, des rapports de conciergerie et des rapports sur l'état d'immeubles. L'utilisateur de l'app (gérance, propriétaire ou autre) traite les données des personnes présentes ; Groupe SF Immo SA fournit l'app et le serveur.

2. Données traitées

• Personnes de l'état des lieux (locataires, bailleur, utilisateur de l'app, concierge, témoins) : civilité, nom, prénom, e-mail, téléphone, date de naissance des locataires, nouvelle adresse du locataire sortant.
• Objets et immeubles : adresse, référence, pièces et éléments, état constaté, défauts, remarques, inventaire de conciergerie.
• Photos et vidéos des pièces, des clés et des compteurs, prises dans l'app. Il est demandé de filmer sans personnes ni documents dans le champ.
• Commentaires dictés : seul le texte transcrit est utilisé ; l'enregistrement de la voix n'est pas conservé.
• Signatures électroniques : tracé, date et heure, identifiant de l'appareil, empreinte du document signé et adresse IP enregistrée par le serveur (preuve de la signature).
• Position de l'appareil : uniquement pour un rapport de conciergerie, au début du passage, pour dater et situer la visite ; jamais suivie en continu.
• Documents importés (bail, demande de location, contrat ou inventaire de conciergerie, procuration) : leur texte sert à remplir les fiches. Une pièce d'identité est lue uniquement sur l'appareil ; seuls le nom et le prénom sont repris et l'image est effacée aussitôt.
• Compte : fonction (gérance, propriétaire, autre), titre, nom, prénom, société, téléphone, e-mail, adresse, mot de passe (enregistré uniquement sous forme chiffrée), nom des tablettes connectées. Le serveur tient aussi un journal technique des inscriptions, connexions, modifications et suppressions de compte (date, nom de la tablette, type d'app), sans e-mail ni mot de passe, pour la sécurité des comptes.
• Achats : identifiants des transactions de l'App Store et solde de crédits. Le paiement est traité par Apple ; nous ne recevons aucune donnée de carte.

3. Finalités

Établir, signer, envoyer et conserver les états des lieux, conventions de sortie, avis des défauts et rapports ; prouver les signatures et les envois ; remplir automatiquement les fiches à partir des films, dictées et documents ; gérer les comptes et les crédits achetés.

L'app ne contient aucune publicité ni aucun outil de mesure d'audience. Aucune donnée n'est revendue ni utilisée pour suivre les personnes d'une app ou d'un site à l'autre.

4. Où sont enregistrées les données

• Sur l'iPad ou l'iPhone : toutes les données saisies, photos et PDF, dans l'espace réservé à l'app.
• En Suisse, sur le serveur de Groupe SF Immo SA (edl.groupe-sfimmo.ch), hébergé en Suisse par Infomaniak Network SA : copie synchronisée des documents, des fiches, des preuves de signature et d'envoi, ainsi que les comptes et les crédits. Les échanges entre l'app et le serveur sont chiffrés (HTTPS) et les données de chaque compte sont séparées de celles des autres comptes.
• Par e-mail : les PV, conventions et avis des défauts sont envoyés aux participants et à l'utilisateur depuis no-reply@groupe-sfimmo.ch, par la messagerie Microsoft 365 de Groupe SF Immo SA.

5. Destinataires et prestataires

• Infomaniak Network SA (Suisse) : hébergement du serveur.
• Microsoft (Microsoft 365, messagerie de Groupe SF Immo SA) : envoi des e-mails.
• Anthropic PBC (États-Unis), modèle d'intelligence artificielle Claude : uniquement quand l'utilisateur lance un remplissage automatique, il reçoit selon le cas des images réduites extraites du film d'une pièce ou une photo de l'inventaire, le texte des commentaires dictés, ou le texte lu dans un document importé. Il renvoie une proposition, que l'utilisateur vérifie. L'analyse des images du film peut être désactivée dans les Réglages. Aucune image de document ni de pièce d'identité ne lui est envoyée. Ces données ne passent que par le serveur de Groupe SF Immo SA.
• Apple : achats dans l'app (App Store) ; reconnaissance vocale de la dictée, faite sur l'appareil lorsque celui-ci le permet, sinon par le service de dictée d'Apple.
• Office fédéral de topographie swisstopo (service de recherche d'adresses de la Confédération, api3.geo.admin.ch) : pendant la saisie d'une adresse, seul le texte tapé (NPA, début de la rue) est envoyé pour proposer la localité et la rue.

Les données ne sont transmises à aucun autre tiers, sauf obligation légale ou décision d'une autorité.

6. Communication à l'étranger

Seul le remplissage automatique par intelligence artificielle implique une communication aux États-Unis (Anthropic PBC). Comme pour l'assistant de Groupe SF Immo SA, elle repose sur des clauses contractuelles types reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Les autres données restent en Suisse, sous réserve des e-mails, envoyés par Microsoft 365 (§ 5).

7. Durée de conservation

• États des lieux, conventions de sortie, avis des défauts et preuves de signature : 10 ans après la fin du bail.
• Compte : jusqu'à sa suppression par l'utilisateur.

8. Sécurité

Échanges chiffrés (HTTPS), mots de passe enregistrés uniquement sous forme d'empreinte, tablettes connectées par un jeton révocable, données de chaque compte séparées, empreinte numérique de chaque document signé pour en prouver l'intégrité. Les collaborateurs et prestataires sont tenus au secret.

9. Autorisations de l'app

La caméra, le micro, la reconnaissance vocale, la photothèque et la position ne sont utilisés qu'au moment où l'utilisateur en a besoin (photo, film, dictée, import d'un document, rapport de conciergerie). Chaque autorisation peut être retirée dans les réglages de l'appareil.

10. Suppression du compte

Le compte peut être supprimé à tout moment dans l'app : Compte › Supprimer mon compte. L'e-mail, le mot de passe et les coordonnées sont effacés et les tablettes déconnectées ; si c'était le dernier utilisateur du compte, les fiches (immeubles, objets, personnes) sont aussi effacées. Les états des lieux signés et les preuves de signature restent conservés pour la durée indiquée au chiffre 7, en raison de leur valeur de preuve.

11. Vos droits

Toute personne peut demander si des données la concernant sont traitées et en obtenir une copie (art. 25 LPD), en demander la rectification ou, selon les cas, l'effacement, ou s'opposer au traitement. Les demandes s'adressent à l'utilisateur qui a établi l'état des lieux ou à Groupe SF Immo SA : info@groupe-sfimmo.ch. Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, www.edoeb.admin.ch).

12. Contact

Groupe SF Immo SA, Route de la Fonderie 2, 1700 Fribourg — info@groupe-sfimmo.ch — +41 26 552 09 89.

Cette politique peut être modifiée ; la version publiée sur edl.groupe-sfimmo.ch/confidentialite fait foi.